Mantenha seu estacionamento seguro

Para evitar perder dinheiro é essencial que você crie rotinas administrativas que não deixem brechas para possíveis fraudes de funcionários mal intencionados, o PARKEER é a ferramenta ideal para controle destas rotinas.

Controle de caixa

Todos os caixas no PARKEER são controlados de forma subsequente um caixa a outro e separados por usuário. Isso quer dizer que cada usuário cadastrado no sistema tem seu próprio caixa e ninguém consegue adicionar ou subtrair valores do caixa daquele funcionário sem sua autenticação (usuário e senha).

O controle de caixa fica facilitado desta forma, evitando que funcionários mal intencionados criem caixas intermediários afim de fugir do crivo do sistema, ou façam entradas no sistema que não sejam tarifadas através dele. No PARKEER, todos os movimentos são tarifados através de software, seja de mensalistas, convênios ou avulsos.

No exemplo acima, temos o demonstrativo de fechamento do caixa, que deve ser anexado ao dinheiro do caixa pelo funcionário para entrega a administração. O caixa anterior foi encerrado no dia 22 de agosto de 2019 às 18:25 e o atual no dia seguinte às 18:07, logo o próximo demonstrativo de caixa será das 18:07 do dia 23 até o próximo fechamento. Constatando-se uma falha neste intervalo, há de procurar-se no relatório de caixas tal movimentação, estranha a rotina do estacionamento.

Fiscalização de pátio

Além da conferência dos caixas, a única ação manual que deve ser realizada quando se está utilizando um sistema para gestão de estacionamentos baseada em software é a fiscalização do pátio. Entende-se por fiscalização de pátio a contagem e aferição dos veículos que estão no pátio do estacionamento, verificando-se se também foram lançados no sistema.

As fiscalizações de pátio devem ser realizadas em dias e horários intermitentes, utilizando as câmeras de circuito interno (verificando se quando o veículo entra ele é rapidamente lançado no sistema) ou pessoalmente no estacionamento.

Para realizar-se a conferência de pátio, o software possui uma opção de impressão da lista de conferência, disponível na tela de atendimento.

Quando um novo funcionário é contratado, as fiscalizações de pátio devem ser mais intensas, afim de mostrar controle e preocupação para que todos veículos que tenham acessado o estacionamento estejam corretamente lançados no software.

Controle de convênios

Outro ponto crítico no estacionamento é o controle dos convênios. Para manter-se em segurança ele deve ser obrigatoriamente autenticado pelo conveniado através de selo ou de um simples carimbo. A conferência dos valores lançados em convênio durante o dia é essencial para manter o estacionamento livre de fraudes, pois se não houver esse cuidado e autenticação por parte do conveniado, seria muito fácil lançar qualquer valor do rotativo avulso como convênio e roubar o valor restante.

Cancelamentos

Quando o cliente resolve que não ficará no estacionamento e vai embora é que acontece um cancelamento. Além da eminente desistência do cliente e de uma rotina especial para lançar no software afim de evitar fraudes, o cancelamento é o termômetro do nosso estacionamento em relação ao preço cobrado, muitos cancelamentos querem dizer preço muito alto em relação as outras ofertas de vagas (rua, outros estacionamentos, parquímetro, etc). Um outro fator que influencia muito nos cancelamentos é a ausência de informação de preço ou ineficiência dela. Quando os preços praticados pelo estacionamento estão mais visíveis (antes da entrada do veículo), o número de cancelamentos tende a reduzir drasticamente.

Entretanto, todo estacionamento tem cancelamentos, o que também varia de acordo com o público que é atendido pelo estacionamento, o lugar onde está situado e outras coisas. Há regiões em que é considerado normal que em um estacionamento tenha-se 3 cancelamentos por mês, em outras regiões, 6 por semana está dentro de uma margem aceitável.

Um erro comum de proprietários de estacionamentos é programar no sistema um período de cortesia já na entrada, prevendo o cancelamento do cliente. Oras, além de ser uma visão totalmente equivocada trabalhar-se pelo ruim para depois atingir-se o bom, cria-se uma grande oportunidade para funcionários mal intencionados realizarem a entrada do veículo e logo em seguida a saída, cobrando o cliente pelo cupom de retirada do veículo e "embolsando" o dinheiro.

Como realizar um cancelamento

No PARKEER instituímos uma rotina especial para os cancelamentos, em primeira mão para que você tenha o controle sob quantos cancelamentos estão sendo realizados e em que circunstâncias. Em segundo plano, para intimidar maus funcionários e demonstrar a seriedade que se trata o controle no estacionamento.

A melhor forma de realizar-se um cancelamento é tarifando normalmente o cliente na primeira fração conforme a tabela do seu tipo de veículo, em seguida, havendo o cancelamento, retira-se o veículo do pátio realizando a cobrança normal no software, imprime-se um recibo e pede-se para o cliente assinar. Eis a rotina mais sensata e com maior controle que possa existir!

E o valor lançado em caixa? Pois bem, aquele recibo assinado pelo cliente passa a ter valor de dinheiro e fica anexado ao caixa do funcionário, desta forma, ele jamais se eximirá de pedir para o cliente assinar o recibo ou deixará de fazer a rotina correta, pois se assim o fizer, faltará dinheiro no seu caixa.

Prepare seu computador

No tutorial de instalação do PARKEER há dois pontos importantes que tudo tem a ver com a segurança das operações: Desativar a restauração dos arquivos do sistema operacional e o ajuste automático de hora para horário de verão e internet.

A rotina de segurança do Microsoft Windows para restauração de arquivos permite que seu banco de dados seja lançado para outra data, podendo-se realizar registros fantasmas neste intervalo. Já o ajuste automático de horário, previne apenas que o horário do computador seja alterado no meio da operação.

Conclusão

Com essas dicas de utilização do seu software PARKEER, seu estacionamento estará 100% seguro contra fraudes. Agora é hora de colocar em prática e cuidar para que todas rotinas de segurança mostradas aqui funcionem corretamente no estacionamento.